En esta página10 apartados
- Quién tiene que enviar el certificado
- Cuándo se envía
- Qué información conviene revisar
- Cómo consultar si la empresa lo ha enviado
- Qué hacer si la empresa no lo ha enviado
- Qué hacer si contiene un error
- Certificado, finiquito y carta de despido no son lo mismo
- Ruta práctica al terminar un contrato
- Fuentes oficiales
- Preguntas frecuentes
El certificado de empresa es uno de los documentos que conecta el final de una relación laboral con la protección por desempleo. Su función no es sustituir la carta de despido ni el finiquito: comunica al Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) datos del cese, de la relación laboral y de las bases que pueden ser relevantes para reconocer una prestación.
En el funcionamiento ordinario actual, la empresa envía el certificado al SEPE por vía electrónica mediante Certific@2. La persona trabajadora no debería tener que hacer de mensajera entre empresa y SEPE, aunque sí conviene comprobar que el documento existe y que sus datos son correctos.
Quién tiene que enviar el certificado
El SEPE indica que la remisión electrónica del certificado de empresa es obligatoria para las empresas y demás sujetos responsables de cotizar, con independencia del número de personas trabajadoras que mantengan de alta. El canal ordinario es Certific@2.
La obligación no desaparece porque el cese haya sido una baja voluntaria. La empresa debe remitir el certificado aunque después la persona trabajadora no solicite una prestación o la solicitud no pueda prosperar por no existir situación legal de desempleo.
Solo de forma excepcional, cuando el envío electrónico no resulte posible, la empresa debe facilitar el certificado en el modelo oficial para su aportación al trámite correspondiente.
Cuándo se envía
Las instrucciones oficiales del certificado vinculan el envío al momento del cese, suspensión o reducción de la relación laboral. El modelo del SEPE señala que debe remitirse el mismo día en que se produzca esa situación o, en todo caso, al día siguiente de que la persona trabajadora lo solicite a la empresa.
Si acabas de terminar una relación laboral, no confundas este envío con el plazo para solicitar la prestación. Para la contributiva ordinaria, revisa la guía de requisitos para cobrar el paro y la de prestación contributiva.
Qué información conviene revisar
El certificado contiene datos que permiten al SEPE interpretar la relación laboral y el cese. Dependiendo del caso, conviene revisar especialmente:
- identificación de empresa y persona trabajadora;
- fechas y características de la relación laboral;
- causa del cese o de la suspensión/reducción;
- periodos y datos de cotización comunicados;
- vacaciones retribuidas y no disfrutadas cuando proceda;
- datos que puedan afectar a la situación legal de desempleo o a la cuantía.
Un error en la causa del cese es especialmente relevante. Si lo declarado no coincide con lo ocurrido realmente, revisa también situación legal de desempleo.
Cómo consultar si la empresa lo ha enviado
El SEPE dispone de un servicio de consulta de certificados de empresa. La persona titular puede consultar los certificados transmitidos electrónicamente y obtener una copia cuando el documento consta en el sistema, utilizando los medios de identificación admitidos por la sede.
Guardar una copia es útil para comprobar fechas, causa de cese y datos declarados antes de que un error se convierta en una incidencia durante la solicitud.
Qué hacer si la empresa no lo ha enviado
No dejes pasar el plazo de tu prestación esperando indefinidamente a la empresa. El SEPE contempla expresamente la situación en la que la empresa se niega a facilitar la documentación o ha desaparecido.
En ese caso puedes presentar la solicitud acompañada de la Declaración de carencia de documentación. El SEPE puede requerir directamente a la empresa la documentación necesaria; si la empresa ha desaparecido, intentará obtenerla por los cauces correspondientes.
Que falte el certificado no convierte automáticamente una solicitud presentada en plazo en una solicitud que deba posponerse hasta que la empresa actúe. Lo importante es comunicar la carencia por el cauce previsto y aportar lo que tengas.
Qué hacer si contiene un error
Primero identifica el dato concreto: fecha, causa de cese, jornada, cotización u otra información. Si el error procede de la empresa, solicita su corrección y conserva la comunicación. Si ya existe una solicitud de prestación o el dato afecta a tu expediente, informa también al SEPE y aporta los documentos que permitan acreditar la situación real.
Si el problema es la causa de extinción, puede ser necesario coordinar la revisión del certificado con la documentación laboral correspondiente —carta de despido, resolución, fin de contrato u otros documentos—. La guía de situación legal de desempleo explica por qué la causa importa.
Certificado, finiquito y carta de despido no son lo mismo
- Certificado de empresa: comunicación utilizada en la gestión de prestaciones por desempleo.
- Finiquito: liquidación de cantidades pendientes al terminar la relación. Puedes ordenarlas con la calculadora de finiquito.
- Carta de despido o comunicación de extinción: documento laboral que comunica la decisión o causa correspondiente.
Los tres documentos pueden referirse al mismo cese, pero cumplen funciones distintas y no se sustituyen automáticamente entre sí.
Ruta práctica al terminar un contrato
- Guarda la comunicación de fin de contrato o despido y tu liquidación.
- Comprueba la causa y fecha efectiva de cese.
- Consulta si el certificado de empresa consta en el SEPE.
- Revisa que los datos esenciales coinciden con tu documentación.
- Inscríbete o mantén la demanda de empleo ante el servicio competente.
- Presenta la prestación dentro de plazo aunque exista una incidencia documental, utilizando el cauce previsto para comunicarla.
Fuentes oficiales
- SEPE: obligatoriedad del envío electrónico del certificado.
- SEPE: servicios Certific@2.
- SEPE: declaración de carencia de documentación.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que llevar el certificado en papel al SEPE?
En el funcionamiento ordinario no. La empresa lo transmite electrónicamente mediante Certific@2. Existe una vía excepcional cuando el envío electrónico no es posible.
¿La empresa lo envía si me fui voluntariamente?
Sí. El SEPE indica que debe enviarlo también en una baja voluntaria, aunque eso no convierta la baja voluntaria en situación legal de desempleo.
¿Puedo consultar una copia?
Sí, cuando ha sido transmitido electrónicamente puedes consultar los datos y obtener copia mediante los servicios habilitados por el SEPE.
¿Qué hago si la empresa ha desaparecido?
Presenta la solicitud y comunica la carencia de documentación mediante el impreso previsto. El SEPE intentará requerir la documentación por los cauces correspondientes.
